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上海交通大学图书资料采购招投标实施细则(试行)

 
上海交通大学图书资料采购招投标实施细则(试行)

 第一条 为了规范我校图书资料的采购工作,根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施意见》、教育部《关于加强各类高等学校教材和图书采购管理工作的通知》和上海市教育委员会关于《加强上海高校教材和图书资料采购管理工作的若干意见》等文件精神及《上海交通大学采购招标投标管理工作实施意见(试行)》,结合我校实际情况,制定本实施细则。

第二条 本管理办法所称的图书资料主要包括国内外各类出版社出版的中外文纸质图书、期刊及电子图书、电子期刊、数据库、光盘和声像资料等。

第三条 图书馆为学校的图书采购归口管理部门;招投标管理办公室(以下简称招投标办)负责图书资料采购的招标组织与协调管理工作;监察处依法对招投标活动实施监督。

 

一、招标、投标与评标

第四条 招标依法为公开招标和邀请招标。

第五条 同一批次的图书资料采购金额超过100万元人民币(含)的,应依法进行公开招标,由招投标办委托具有法定资质的招标代理机构组织招标。

同一批次的图书资料采购金额在100万以下10万(含)以上的,可以进行邀请招标。邀请招标可以委托具有法定资质的招标代理机构招标,也可以由招投标办依本管理办法有关条款的规定组织招标。

第六条 根据相关文件,图书资料采购可依图书资料的类别与特点实施招标,一般在两年或更长的周期内集中对馆配商进行服务资质招标一次。

第七条 公开或者邀请招标需要委托招标代理机构的,可以直接委托或通过邀请招标确定,均由招投标办按相关规定负责实施。

第八条 竞争性谈判、单一来源采购等特殊方式采购依照《上海交通大学变更招标采购方式管理办法(试行)》中规定的程序进行。

第九条 招标文件应注重对图书资料的质量体系的控制要素,要保证采购书目的针对性、广泛性、时效性和到书率、到书周期等方面的要求及其它各项综合指标,折扣率不作为中标的主要依据。

招标文件应包含商务部分和技术部分。一般包括:投标邀请、投标单位须知、合同格式、招标单位服务要求、附件(投标文件格式)、评标办法及标准等。

第十条 投标单位应备的条件:除满足常规条件之外,必须具有国家有关行政管理部门颁发的《中华人民共和国出版物经营许可证》,若涉及国外文献则应获得新闻出版总署许可具有出版进口经营的资质。

第十一条 学校组织的邀请招标,其评标委员会由招投标办从学校专家库中随机抽取产生的专家和项目单位代表组成,一般应为五位或以上单数。评标过程中应有评标专家个人《评分表》、《评审记录汇总表》、《评标专家评审意见表》等书面文件。评标中的所有书面文件均由招投标办统一归档备案。

 

二、合同管理与法律责任

第十二条 招投标办根据中标结果,组织图书管理单位与中标单位进行合同洽谈并签订合同。

第十三条 采购合同执行期中,若发现盗版图书,一经查实,中标单位除该负社会和法律责任外,还须支付招标单位购买该种图书总码洋10倍的罚金,其不良的履约情况将作为今后采购时考量的依据。

第十四条 图书管理单位每年应对上一年度采购工作进行总结,对本年度正在履约的合同情况进行跟踪。如发现中标单位有违约情况的,应以书面通知中标单位,若三个月内中标单位对提出问题无相应的明显改进措施,除按合同约定的条款处理外,可在今后的招标中将其履约情况作为考量的因素。对曾发生过严重供应质量、服务问题和商业贿赂等不正当行为的供应商,应取消其投标资格。

第十五条 合同执行期内,若项目的技术、时间、服务等方面发生问题,图书管理单位应及时取证,并约请供应商协商、索赔;若协商未果,应按规定报行政仲裁机构处理。

第十六条 招标过程中,有关工作人员必须严格遵守国家的有关法规和纪律。如有违规,应按照国家相关法律及《上海交通大学招标投标监督实施办法(试行)》和《上海交通大学招投标工作纪律守则(试行)》追求相应责任。

 

三、其  

第十七条 采购图书资料需要支付外汇的,按照国家外汇管理部门公布的当时的基准汇率,将采购价换算成人民币后,按照合同约定的时间、方式支付。

第十八条 学校招投标管理信息系统投入运行后,所有项目的申报、审批、招标文件和合同文本的流转等工作均需通过管理平台在线进行,并保存所有电子记录。同时,按照《上海交通大学招投标档案管理办法(试行)》的要求对部分重要文件留存纸质文档。

第十九条 本实施细则自201311日起试行,学校原有相关规定与本实施细则不一致的,以本实施细则为准,未尽事宜由学校招投标工作领导小组研究决定。本实施细则由招投标办和图书馆负责解释。

上海交通大学图书馆技术服务总部采访编目部工作指南

                                                               

上海交通大学图书馆

技术服务总部采访编目部

 

201004


 

目录

1     资源建设篇

1.1       文献资源采购原则

1.1.1        三一原则

1.1.2        实用性原则

1.1.3        系统性原则

1.1.4        连续性原则

1.1.5        协调性原则

1.2       资源采选方式

1.2.1        购买

1.2.2        出版物交换

1.2.3        征集

1.2.4        捐赠

1.2.5        复制

1.2.6        呈缴

1.3       文献资源采选工作细则和流程

1.3.1        中文纸质图书采访细则和基本流程

1.3.2        外文纸质图书采访细则

1.3.3        中文纸质报刊采访工作细则

1.3.4        外文纸质期刊采访工作细则

1.3.5      电子资源采访工作细则

1.4       学科分馆--资源共建共享创新模式

1.4.1        学科分馆定位

1.4.2        学科分馆建设原则

1.4.3        学科分馆建设模式

2     附录

附录1. 文献资源共建共享合作协议(方案A

附录2. 文献资源共建共享合作协议(方案B

附录3. 中文图书采购招标书

附录4. 外文图书采购招标书

附录5. 外文期刊采购招标书

1         资源建设篇

 

 

 

1.1文献资源采购原则

上海交通大学图书馆文献资源采购工作的指导思想是,文献资源建设必须与学校学科建设总体战略保持一致,全面而有特色地满足教学、科研不断发展的需求。文献资源建设总原则是:重点保障支柱学科、全面兼顾基础学科、特殊扶持弱势学科、灵活倾斜新兴交叉学科。

1.1.1        三一原则

文献资源采选三一原则,是指图书馆采访专业人员、学科馆员、院系专家(读者)三方共同实施文献资源建设,是指文献资源建设在文献资源采购领导小组和图书馆馆务会的指导下进行。

1.1.2        实用性原则

实用性原则,是指图书馆从实际使用需要出发,规划、选择、收集、整理、组织和管理文献资源,以最大限度地满足读者信息需求。其核心就是改变重藏轻用的传统观念。实用性原则对采访工作的要求体现在文献的内容质量、文献的使用统计和复本控制。

1.1.3        系统性原则

资源建设的系统性包含两层含义:一是指学科资源、重点藏书的系统完整;二是指全馆藏书的相互联系、有比例、成体系。系统性原则对采访工作的要求体现在计划性、调查研究和预测分析。

1.1.4        连续性原则

连续性原则是指图书馆应根据学科发展的特点、读者使用的特殊要求,要对学科资源进行连续采集,不断有针对性地更新和补充新的资源。

1.1.5        协调性原则

协调性原则是指图书馆为更好地利用资源建设经费,一方面需要科学协调印刷型文献和电子文献的经费比例和馆藏结构比例;另一方面需要兼顾协调全国或地区馆际间文献信息资源的共建共享。

1.2资源采选方式

馆藏文献采选的方式包括购买、出版物交换、征集、捐赠、复制、呈缴。

1.2.1        购买

n         购买是国内外出版物的主要采选方式,按照制定的采访原则、复本标准购买馆藏文献。

n         文献采选信息的收集:必须设法从各方面获得各学科、各主题、各文种、各发行渠道、各种载体的文献信息,以扩大文献选择的范围。对权威、常用、适用的文献信息报道应搜集齐全,同时,接受出版商、发行商提供的信息和读者的荐购信息。

n         采选渠道的选择:纸质资源实行招标采购,数据库等电子资源以组团方式进行采购,对师生推荐的重要文献实行临时性采购。

n         采选制度:学科资源采购实施三一原则,即在文献资源采购领导小组和工作小组指导下,依靠图书馆采访专业人员、学科馆员和院系专家(读者)三方共同加以实施;印刷型文献和电子文献的建设并重,以读者需求为文献采选的主要依据,兼顾馆藏的延续性、完整性。

1.2.2        出版物交换

文献交换是采选工作的重要方式,分为国际交换和国内交换。交换工作应本着以我所有,换我所需平等互利的原则。我馆侧重于交换大学(学院)、研究所、国际权威组织的出版物,交换资料包括学报、科学报告、年鉴、公报、简讯、年度报告和图书等。我馆提供交换的资料以本校出版的学报等刊物为主。

n         国际交换:执行我国对外文化协定的有关条款,广泛与世界上各个国家和地区的图书信息单位建立良好的文献交换系统,重点交换国外有价值的,特别是通过贸易渠道难以买到的出版物,补充馆藏。

n         国内交换:重点补充我馆缺藏的各类国内文献。

1.2.3        征集

征集文献是各类非正式出版物的采选方式之一。我馆征集的文献类型应包括:政府出版物、学位论文、学术资料、照片、手稿及其它特藏文献和有价值的文献等。

1.2.4        捐赠

我馆接受国内外团体和个人捐赠的文献,并建立专门的捐赠档案,列明捐赠者、捐赠品名及数量、价值。文献一经接受,其产权即归图书馆所有。凡接受属于入藏范围的受赠文献,均办理捐赠手续、建立档案资料并回复赠书以示感谢。珍贵文献和价值较高、数量巨大的文献,颁发荣誉证书或举行赠书仪式。一般受赠文献不设专架。做好捐赠文献的复选工作。不入藏文献尽可能转赠其他图书馆或相关机构收藏,发挥其应有的效益。

1.2.5        复制

n         通过复制方式保存和补充本馆缺藏。复制的方式包括静电复制、数字化扫描、网络下载等。

n         对于通过其它采选方式不能获得的本馆缺藏的各类文献,在法律许可范围内采用复制的方法代替文献原件入藏。

n         通过复制补藏的文献仅限于保存本。

n         根据文献类型、保存时间等选择最优复制方式。对于利用率高的教学参考书一般采取数字化扫描方式,限制在校园网内使用。

1.2.6        呈缴

n      建立健全学校内出版物的呈缴制度。呈缴的范围为:

n      本校毕业研究生的学位论文

n      本校教职工出版的各种文献资料

n      本校资助的学术会议或学术讲座资料

n      本校资助的科研成果或教学课件

n      本校编辑出版的定期和不定期的学术期刊

n      本校人员发表的论文或工作文稿

1.3文献资源采选工作细则和流程

上海交通大学图书馆文献资源建设总原则是:重点保障支柱学科、全面兼顾基础学科、特殊扶持弱势学科、灵活倾斜新兴交叉学科。图书馆文献资源购置经费预算分配参见1.5节。

1.3.1        中文纸质图书采访细则和基本流程

1.3.1.1         书目收集

掌握各种书目信息的来源及渠道。中文书目信息的类型包括在版书目(Book in Print)、书商书目和出版社书目,此外还有专题性书目、回溯性书目、参考性书目、报刊书评、网络书目信息和其它信息等。书目要求以电子文件为主,方便数据查重、统计汇总及采访系统的录入。

1.3.1.2         荐购信息的收集

荐购信息主要通过以下途径进行收集:

l       OPAC图书荐购系统

l       学科馆员推荐

l       读者零星推荐

对不同渠道的荐购信息要定期处理,及时发订并将相关信息反馈给推荐者

1.3.1.3         书目挑选

1)          主要根据ISBN辅以题名、责任者等信息,查重生成新书目

2)          将新书目按类发送给各学科馆员

3)          学科馆员反馈书目信息

4)          采访馆员挑选结合学科馆员反馈整理书目信息

5)          确定发订书目信息,根据馆藏要求添加复本数量

1.3.1.4         APSM图书采访拟订系统

1)          OPAC图书荐购系统拟订购图书的ISBN13位)、书名、责任者、出版社、出版日期、价格等字段进行核对补充,尽量保证书目信息的完整性

2)          转换格式上传书目,建立订单批次

3)          查重,导入拟订库拟订书目,输入批次号,选择书商、预算、分馆等

4)          审定订单,确认复本数量

5)          发订预览,核查并确认订购信息,正式发订

6)          导出正式发订订单清单

1.3.1.5         正式发订

1)          订单发送:向相应书商发送订单,同时反馈给学科馆员或荐购人。

2)          书商反馈:书商收到订单确认回复,并返回不符合本馆要求的订单,由采访人员确认是否订购。

3)          订单调整:根据书商反馈信息修改订单,对于不符合本馆要求且不继续订购的订单,在Aleph                                    系统中删除。

1.3.1.6         到货与结算

1)          书商按照要求打包成批送货到馆

2)          确认批次及件数,签字物流清单。

3)          外包人员按批验收图书

4)          根据验收清单与书商结算,书商按照图书码洋扣除退书码洋乘以图书折扣开具发票

5)          将发票与到货清单一并交于财务

1.3.1.7         售后服务

1)          订单删除

l         根据验收结果,删除退书订单及书目信息。

l         定期要求书商提供订不到图书信息反馈,根据反馈将订单删除或从其他途径补订。

2)          书商评估

对已发送订单和到货信息进行整理存档,定期统计书商到书率,对书商做出总体评估。

1.3.1.8         工作流程图

中文纸质图书采访工作流程图如图1-1所示。

 

1-1纸质文献采访工作流程图

 

1.3.2        外文纸质图书采访细则

1.3.2.1         书目信息的收集

掌握各种书目信息的来源及渠道。外文书目信息的类型包括在版书目(Book in Print)、书商书目和出版社书目,此外还有专题性书目、回溯性书目、参考性书目、报刊书评、网络书目信息和其它信息等。书目要求以电子文件为主,方便数据查重、统计汇总及采访系统的录入。

1.3.2.2         拟订书目挑选

1.         推送:根据三一原则,定期向学科馆员推送书目信息,6-8/年。

2.         去重:对学科馆员勾选的书目信息进行汇总、整理,剔除重复书目。

3.         确认:确定发订书目及复本数。外文图书原则上只有1个复本。

1.3.2.3         荐购信息的收集

荐购信息主要通过以下途径进行收集:

l         海外图书选书系统

l         OPAC荐购系统

l         学科馆员零星推荐

l         书展读者推荐

对不同渠道的荐购信息要定期处理,及时发订并将相关信息反馈给推荐者。

1.3.2.4         APSM拟定系统

1)          补正:对拟订图书的ISBN13位)、书名、作者、出版日期、出版商、价格、册数和备注(分馆信息)等8个字段进行核对补充,尽量保证书目信息的完整性。

2)          上传:上传文件,转换格式,建立订单批次。

3)          查重:进行批查重。书目查重一般以ISBN号为主;对于出版时间较长的图书或重版图书,可通过书名、著者、出版社等多种途径进行查重,以避免重复订购。

4)          拟订:将新书单导入拟定库拟定书目,输入批次号,确定书商、预算、分馆等项目

5)          审订:审定订单,确认复本数量。外文图书原则上只有1个复本。

6)          发订:发订预览,对订购信息进行核查后发订,导出订单清单。

1.3.2.5         正式发订

1)          订单发送:向相应书商发送订单,同时反馈给学科馆员或荐购人。

2)          书商反馈:书商收到订单确认回复,并返回不符合本馆要求的订单,由采访人员确认是否订购。

3)          订单调整:根据书商反馈信息修改订单,对于不符合本馆要求且不继续订购的订单,在Aleph系统中删除。

1.3.2.6         到货与结算

1)          书商按照要求打包成批送货到馆。

2)          确认批次及件数,签字确认物流清单。

3)          按批验收图书。

4)          根据验收清单与书商结算,按照合同开具发票。

5)          将发票与到货清单一并交于财务。

1.3.2.7         售后服务

1)          订单删除

l         根据验收结果,删除退书订单及书目信息。

l         定期要求书商提供订不到图书信息反馈,根据反馈将订单删除或从其他途径订购。

2)          书商评估

对已发送订单和到货信息进行整理存档,定期统计书商到书率,对书商做出总体评估。

1.3.2.8         工作流程图

外文纸质图书采访工作流程图如图1-1所示(见1.3.1.8节)。

1.3.3        中文纸质报刊采访工作细则

1.3.3.1         中文期刊目录信息收集

全面收集中文期刊现刊目录,理清期刊变化状况(刊名、频率、分刊、休刊、合刊、停刊、复刊等)。收集各种核心期刊收录清单,如《中文核心期刊要目总览》、中国社会科学引文索引、中国科学引文索引等。

1.3.3.2         收藏体系的确定

加强院系需求调研, 根据我校学科及专业设置确定收藏体系:核心刊-教学科研需求必备的期刊、基本刊--教学科研所需专业性强的期刊、一般刊--满足读者一般需求和消遣性期刊。

1.3.3.3         中文邮发、函订报刊的征订

通过合格的代理商系统化地订购,勾选目录,确定复本,按照分馆提交订单。在代理商回复后,对订单中的品种、价格进行再次确认,避免误订、漏订。

1.3.3.4         采购数据的输入、管理

采购数据的录入应先建立订单、确定书商及经费预算项目,期刊的相关信息如:刊名、编辑部、刊号、ISSN、订购数量、价格等应尽量完整。录入完毕进行核查,保证各项录入数据准确。

通过APSS系统查重后对续订订单进行批导入,对新订的或者无法查重的期刊交给编目人员添加书目记录或修改记录,再手工建立订单。

1.3.3.5         定期整理现刊目录,支持学科服务

每年完成订购后,整理现刊目录,包括刊名、索刊号、ISSN号、馆藏地等信息,分别向相关的学科馆员提供清单,并列出停订、停刊、新订等变化情况。

1.3.3.6         中文期刊催缺

每年定时对订购的中文期刊进行催缺,在系统中导出缺刊清单,经过阅览室核查后,将缺刊信息发送给代理商,及时获得催缺的结果。

1.3.3.7         中文期刊统计

对每年各种渠道订购的中文期刊品种和经费进行统计(按语种和学科)。

1.3.3.8         工作流程图

中文纸质报刊采访工作流程图如图1-1所示(见1.3.1.8节)。

1.3.4        外文纸质期刊采访工作细则

1.3.4.1         收集期刊目录信息

全面了解和收集外文期刊的出版信息,理清订购期刊的变化状况(刊名、频率、分刊、休刊、合刊、停刊、复刊等)

1.3.4.2         确定收藏体系

加强院系需求调研, 根据我校学科及专业设置确定收藏体系:核心刊-教学科研需求必备的期刊、基本刊--教学科研所需专业性强的期刊、一般刊--满足读者一般需求和消遣性期刊。

1.3.4.3         选择代理商

根据代理商服务质量及对各出版社期刊的报价情况,选择合适的代理商。

1.3.4.4         核算价格及与电子刊协调采购

及时掌握外文期刊的目录报价(List Price), 做好与电子刊捆绑订购的保订纸刊的续订,做好有电子版的纸质刊的开通使用,并将开通信息提供给电子资源馆员。完成纸质期刊订购价格的核算工作。

1.3.4.5         采购数据的输入、管理

采购数据的录入应先建立订单、确定书商及经费预算项目,期刊的相关信息如:刊名、编辑部、刊号、ISSN、订购数量、价格等应尽量完整。录入完毕进行核查,保证各项录入数据准确。

通过APSS系统查重后对续订订单进行批导入,对新订的或者无法查重的期刊交给编目人员添加书目记录或修改记录,再手工建立订单。

1.3.4.6         订购变化信息反映给学科馆员

将每年停订期刊的清单进行整理,反映给相关学科服务馆员,以便他们及时掌握期刊变化情况,为读者服务。

1.3.4.7         统计工作

对每年各种渠道订购的外文期刊品种和经费进行统计(按语种和学科)。

1.3.4.8         工作流程图

外文纸质期刊采访工作流程图如图1-1所示(见1.3.1.8节)。

1.3.5 电子资源采访工作细则

1.3.5.1         电子资源的引进

l         了解学校的专业设置和学科范围,调查读者需求,选定适合引进的电子资源。

l         联系开通试用数据库,通过图书馆主页和学科馆员向院系读者进行通知、宣传。

l         收集试用统计报告和读者反馈意见。

l         对数据库进行综合评估,由评估小组及馆务会议最终审定是否订购。

l         进行商务谈判、主要涉及价格、年涨幅、永久访问权和存档权、售后服务,签署合同。

l         选择代理商及付款。

l         数据库开通测试,在图书馆主页发布介绍和链接,在SFX、MetLib等系统中进行配置,并对资源进行编目。

1.3.5.2工作流程图

电子资源采访工作流程见图1-2

 

1-2电子资源采访工作流程图

 

1.4学科分馆--资源共建共享创新模式

上海交通大学目前是校图书馆和院系专业图书馆(以下称学科分馆)相对独立的图书馆管理和馆藏布局模式:学校图书馆的馆藏信息资源在满足读者的普遍信息需求的同时兼顾学校学科建设的专业文献需求;各学科分馆以收藏和保存专业文献为主,基本上仅限于本院系师生和研究人员利用,本校其它院系的读者无从获得其资源的馆藏信息或目录信息,也不能够借阅这些专业馆藏资源。各院系对资料室的经费投入情况不同,其资源建设情况参差不齐。

为了促进学科文献资源建设,优化文献资源的学科结构,充分整合学校图书馆和学科分馆现有资源,提高文献资源的使用率,避免文献资源的重复建设,上海交通大学图书馆为加强学科资源建设,逐步推进和院系的资源共建共享,探索文献资源建设的创新模式。目前开展资源共建共享的学院有管理学院、法学院、高教院和人文学院。

1.4.1        学科分馆定位

l         院系与校图书馆资源共建共享的、面向全校师生开放的学科分馆

l         以收藏本学科相关的核心、专业书刊为主

l         资源采购经费采取配套制,采编业务由校图书馆负责

l         学科分馆配备专人负责流通及相关日常业务

1.4.2        学科分馆建设原则

l         共建共享:将书目信息纳入图书馆现有馆藏目录系统,校图书馆和学科分馆的书目信息和图书资料相互共享,学科分馆面向全校开放图书资源的借阅权限,校图书馆对院系图书资源采购、加工和管理工作,加以必要的指导和支持。

l         标准化、规范化:由院系为学科分馆配备专门人员,购置分馆业务所需的基础设施,在书目信息纳入图书馆现有馆藏目录系统的基础上,实现从图书资源的采购、加工,到图书资源管理、利用的标准化、规范化。

1.4.3        学科分馆建设模式

1.4.3.1         配套经费模式

学科分馆的图书采购采取配套经费制,配套经费原则上作为校图书馆文献采购经费中的学科专项经费使用,所购图书资产权归校图书馆。校图书馆和学院的文献资源采购配套经费比例及预算总额由双方协商决定,主要用于购买与本学科相关的中外文图书,学院师生享有优先使用权。学院配备专人担任馆藏专家,负责与校图书馆的图书采访人员和学科馆员在学科资源采购方面进行业务协调和沟通。经过多次沟通协商,20089 月,上海交通大学法学院分馆成为实施配套经费模式的首个学院分馆。之后,高等教育研究院也接受了该模式。图书馆与学院方就信息共享、学科文献资源采购、图书管理、设备购置、编目加工、合作与交流、系统建立及维护等方面达成了共识,具体细则参见附录1—文献资源共建共享合作协议(方案A)。

1.4.3.2         同步采购模式

学院保留图书购置经费,保留目前的图书采购途径,但是采购时保持较低的复本量,所采购的图书资料资产权归学院,存放于学科分馆。学院定期将购买的书单提供给校图书馆,校图书馆按照该书单购买复本,作为校图书馆资产,存放在校图书馆,以作补充性馆藏。学院配备专人担任馆藏专家,负责与校图书馆的图书采访人员和学科馆员在学科资源采访方面进行业务协调和沟通。目前管理学院分馆实施了同步采购模式,具体细则参见附录2—文献资源共建共享合作协议(方案B)。

 


2         附录

附录1. 文献资源共建共享合作协议(方案A

上海交通大学图书馆与_____学院文献资源共建共享合作协议

(方案A

                      

为了促进学科文献资源建设,优化文献资源的学科结构,充分整合学校图书馆和学院图书馆(资料室)现有资源,提高文献资源的使用率,避免文献资源的重复建设。上海交通大学图书馆(以下简称为校图书馆)和_______________________学院(以下简称为学院)一致同意共同开展文献资源共建共享工作,并基于学院现有的图书馆(资料室),合作建立上海交通大学图书馆_____________________学科分馆(以下简称为学科分馆)。经双方协调,达成以下合作协议:

1    信息共享:学院图书馆(资料室)现有图书资料的书目信息全部并入图书馆馆藏目录系统,并向全校师生开放借阅。学科分馆成立后,校图书馆和学院配套经费购买的与学科相关的图书资料,原则上采取种子书在校图书馆、部分复本下放到学院的方式,部分地、阶段性地存放于学科分馆。该部分图书资料存放学科分馆期间,由学科分馆对图书进行管理,并向全校师生开放借阅。

2    学科文献资源采购:学科分馆的图书采购采取配套经费制,配套经费原则上作为校图书馆文献采购经费中的学科专项经费使用,校图书馆须按年度列出所购图书清单,以备学院核对。校图书馆和学院的文献资源采购配套经费比例为____ __。双方共同保证每年配套经费预算的总额不少于_______万,主要用于购买与本学科相关的中外文图书,所购图书资产权归校图书馆,学院师生享有优先使用权。学院配备专人担任馆藏专家,负责与校图书馆的图书采访人员和学科馆员在学科资源采购方面进行业务协调和沟通。学院教师自需的零星购书和学院的期刊资料,不纳入上海交通大学图书馆馆藏目录系统,不进行编目加工,相关经费由学院自理。电子资源和其他类型文献的采购经费,原则上由校图书馆承担。

3    图书管理:学院配备专人担任学科分馆管理员,负责学科分馆的图书管理、图书流通和其他相关日常业务。主要包括:借还书,配合校图书馆进行学科分馆图书的馆藏地信息维护、异馆借还书等工作。流通政策原则上与校图书馆保持一致。

4    设备购置:学科分馆正常运行所需的设备由学院出资购置,具体配备为:微机____台、条码阅读器____支、一卡通的射频卡阅读器____支、图书防盗检测仪____个。根据学院的需要,校图书馆系统室为学科分馆设备购置和测试提供必要帮助和业务指导。

5    编目加工:学院图书馆(资料室)现有图书资料的回溯编目加工由学院出资,校图书馆负责帮助联系编目加工中标公司进行回溯编目加工。学科分馆成立后,新书刊的编目加工由校图书馆负责督促编目加工中标公司完成。

6    合作与交流:校图书馆与学院应加强合作与交流,校图书馆在图书馆业务方面积极对学科分馆给予指导和帮助,包括业务咨询、流通人员培训等。

7    系统建立及维护费:校图书馆负责为学科分馆馆安装图书馆自动化管理系统(Aleph 500系统),并负责以下维护工作:

Aleph系统的支持和维护

n           建立院系资料室(分馆)参数设置。根据各资料室提出编目、流通等规则在Aleph系统中设置相应的参数(设置前需要各方充分沟通),并给予各模块相应的权限;

n           配置院系资料室Aleph客户端应用环境。最初使用试用库,当院系资料室相关工作人员通过相应培训,并达到图书馆的要求后,为其配置正式库;

n           院系资料室Aleph系统应用日常维护。解决Aleph系统使用中的问题做到及时响应。当图书馆Aleph管理软件更新、维护需要暂停该系统和部分模块使用时,应及时通知各院系资料室,并辅助其做相应的更改;

n           在院系资料室确定是Aleph系统的问题时,将以电话或现场的维护方式对所出现的问题进行解决;

n           若院系资料室提出Aleph的二次开发,按需求的难易度双方协议收费标准。

操作系统的维护

保证机器操作系统的正常运行,每个月需做如下日常工作

n       操作系统补丁的更新

n       防病毒软件病毒库的的更新

n       系统的优化(系统垃圾文件的清理删除,硬盘文件的整理等)

n       查毒和杀毒

n       解决实际使用中所出现的问题

维护方法

n       人员上门维护

n       通过网络进行远程维护

n       电话指导

上述系统维护工作采取以下收费标准。

 系统建立及维护收费明细表

费用名称

费用数额

备注

选择

Aleph系统建立费

3000

一次性

 

Aleph系统维护费

2000/模块/

按年度、分模块收费,共有编目、采访、流通三个模块

 

Aleph系统license端口费

3500

一次性

 

Aleph系统license端口维护费

450/

按年度收费

 

操作系统维护

100-200/

按次数收费

 

500/

按年度收费

学院图书馆(资料室)可根据需求选择所需项目,并将费用通过校内转帐方式至上海交通大学图书馆财务帐号:044544-8500-00793828093001

校图书馆主管领导签字:                                                     学院主管领导签字:


附录2. 文献资源共建共享合作协议(方案B

上海交通大学图书馆与_____学院文献资源共建共享合作协议

(方案B

                      

为了促进学科文献资源建设,优化文献资源的学科结构,充分整合学校图书馆和学院图书馆(资料室)现有资源,提高文献资源的使用率,避免文献资源的重复建设。上海交通大学图书馆(以下简称为校图书馆)和_______________________学院(以下简称为学院)一致同意共同开展文献资源共建共享工作,并基于学院现有的图书馆(资料室),合作建立上海交通大学图书馆_____________________学科分馆(以下简称为学科分馆)。经双方协调,达成以下合作协议:

8    信息共享:学科分馆现有图书资料的书目信息全部并入图书馆馆藏目录系统,并向全校师生开放借阅。分馆成立后,校图书馆和学院配套经费购买的图书资料,原则上采取种子书在校图书馆、部分复本下放到学院的方式,部分地、阶段性地存放于学科分馆。该部分图书资料存放学科分馆期间,由学科分馆对图书进行管理,并向全校师生开放借阅。

9    学科文献资源采购:学院保留图书购置经费,保留目前的图书采购途径,但是采购时保持较低的复本量,所采购的图书资料资产权归学院,存放于学科分馆。学院定期将购买的书单提供给校图书馆,校图书馆按照该书单购买复本,作为校图书馆资产,存放在校图书馆,以作补充性馆藏。学院配备专人担任馆藏专家,负责与校图书馆的图书采访人员和学科馆员在学科资源采访方面进行业务协调和沟通。学院的期刊资料,不纳入上海交通大学图书馆馆藏目录系统,不进行编目加工,相关经费由学院自理。电子资源和其他类型文献的采购事宜,视具体情况,待双方商讨决定。

10.图书管理:学院配备专人担任学科分馆管理员,负责学科分馆的图书管理、图书流通和其他相关日常业务。主要包括:借还书,配合校图书馆进行学科分馆图书的馆藏地信息维护、异馆借还书等工作。流通政策原则上与校图书馆保持一致。

11.设备购置:学科分馆正常运行所需的设备由学院出资购置,具体配备为:微机____台、条码阅读器____支、一卡通的射频卡阅读器____支、图书防盗检测仪____个。根据学院的需要,校图书馆系统室为学科分馆设备购置和测试提供必要帮助和业务指导。

12.编目加工:学院图书馆(资料室)现有图书资料的回溯编目加工由学院出资,校图书馆负责帮助联系编目加工中标公司进行回溯编目加工。学科分馆成立后,学科分馆自行采购的图书,由学院出资,委托校图书馆统一的编目加工中标公司,按照校图书馆的编目和加工标准,完成馆藏编目和加工。

13.合作与交流:校图书馆与学院应加强合作与交流,校图书馆在图书馆业务方面积极对学科分馆给予指导和帮助,包括业务咨询、流通人员培训等。

14.系统建立及维护费用:校图书馆负责为学科分馆安装图书馆自动化管理系统(Aleph 500系统),并负责以下维护工作:

Aleph系统的支持和维护

n           建立院系资料室(分馆)参数设置。根据各资料室提出编目、流通等规则在Aleph系统中设置相应的参数(设置前需要各方充分沟通),并给予各模块相应的权限;

n           配置院系资料室Aleph客户端应用环境。最初使用试用库,当院系资料室相关工作人员通过相应培训,并达到图书馆的要求后,为其配置正式库;

n           院系资料室Aleph系统应用日常维护。解决Aleph系统使用中的问题做到及时响应。当图书馆Aleph管理软件更新、维护需要暂停该系统和部分模块使用时,应及时通知各院系资料室,并辅助其做相应的更改;

n           在院系资料室确定是Aleph系统的问题时,将以电话或现场的维护方式对所出现的问题进行解决;

n           若院系资料室提出Aleph的二次开发,按需求的难易度双方协议收费标准。

操作系统的维护

保证机器操作系统的正常运行,每个月需做如下日常工作

n       操作系统补丁的更新

n       防病毒软件病毒库的的更新

n       系统的优化(系统垃圾文件的清理删除,硬盘文件的整理等)

n       查毒和杀毒

n       解决实际使用中所出现的问题

维护方法

n       人员上门维护

n       通过网络进行远程维护

n       电话指导

上述系统维护工作采取以下收费标准。

 系统建立及维护收费明细表

费用名称

费用数额

备注

选择

Aleph系统建立费

3000

一次性

 

Aleph系统维护费

2000/模块/

按年度、分模块收费,共有编目、采访、流通三个模块

 

Aleph系统license端口费

3500

一次性

 

Aleph系统license端口维护费

450/

按年度收费

 

操作系统维护

100-200/

按次数收费

 

500/

按年度收费

学院图书馆(资料室)可根据需求选择所需项目,并将费用通过校内转帐方式至上海交通大学图书馆财务帐号:044544-8500-00793828093001

校图书馆主管领导签字:                                                     学院主管领导签字:


附录3. 中文图书采购招标书

上海交通大学图书馆

中文图书采购招标书

 

 

 

 

 

上海交通大学图书馆

2009112


 

第一部分 投标邀请书                               3

第二部分 招标项目内容与要求                        4

第三部分 投标注意事项                              7

第四部分 开标、评标与定标                          8

 

第五部分 附件                                      9


第一部分 投标邀请书

 

                            

上海交通大学图书馆拟邀请贵单位对招标单位2010年中文图书购置进行投标,欢迎贵单位参加投标。

一、招标文件于下述时间和地址领取:

时间:2009112-6

地址:上海市东川路800号上海交通大学图书馆采编室C105

贵单位请派专人按上述时间、地点领取招标文件,并确认投标资格。

二、投标书送达时间和地点。

投标截止时间: 200911161600

投标地点:上海交通大学图书馆采编室C105

贵单位请于上述时间和地点投送密封的投标书。

三、开标时间和地点

时间: 20091119日上午 900

地点:上海市东川路800号上海交通大学图书馆E202

届时,请贵单位代表准时出席。

四、招标编号:SJTU-TSG-ZWTS-2009-01

请贵单位在投标文件的封面页上标注此编号。

联 系 人:黄栋晓

    址:上海市东川路800号上海交通大学图书馆采编室C105

邮政编码:200240

    话:021-34206491*3105

招标单位:上海交通大学图书馆

20091010


第二部分 招标项目内容与要求

根据《上海市政府采购招标暂行办法》和上海市教育委员会关于加强上海高校教材和图书资料采购管理工作的若干意见以及学校招投标的有关规定,上海交通大学图书馆拟就2010年中文图书进行采购招标工作,欢迎具有资质的国内图书供应商参与投标。本次中文图书采购招标、投标严格遵循国家有关法律法规、政策和公开、公正、公平的原则。

投标单位资格由我校招标专家委员会审查确认。招标结果采取专家委员会评分的方式,并按照综合得分排序,择优录取若干家为中标单位。

现将有关本次中文图书招投标的项目内容与要求告知如下:

一、采购项目内容:

1.      项目内容:2010年上海交通大学图书馆中文图书采购。

2.      图书范围:由招标单位选定的、与本校专业设置相关的各类中文图书。

3.      招标金额:年度中文图书(不包括港台图书)采购总经费人民币350万元。每家中标单     位年度采购经费不低于50万元。

二、投标单位资质要求:

1.      投标单位代表应当是中华人民共和国的独立法人,且注册资金须在人民币200万元(含200万元)以上。

2.      投标单位应为依照《中华人民共和国公司法》在国内注册,具有有关行政部门颁发的《中华人民共和国出版物经营许可证》,获得新闻出版管理部门许可的、经营国家正式出版物的中文图书经销商。

3.      投标单位应当是有固定的经营场所并具有物流基地,在上海市内设有固定业务机构或有固定业务管理人员,并提供相关的证明材料。

4.      投标单位能提供标准的采访数据和编目数据,具有良好的图书供应和售后服务能力,具有作为大学图书馆图书供应商的经验。

5.      投标单位应在业界具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度,经营合法,具备法律、法规规定的其它条件,3年内无不良经营记录。

6.      投标单位应具有图书加工的能力。

7.      投标单位应建有功能完善、性能稳定的专业化电子商务网站,便于供需双方通过网络开展业务工作。

三、项目要求:

1.      定期及时提供符合招标单位要求的本科(含本科)以上图书书目信息,且同一批书目不能有重复。每期信息量在500-2000条之间,核心出版社书目信息需占总数的80%以上,每月信息量在3000条以上。书目信息需包含下表所含的内容。影印版西文图书单独提供书目。

ISBN

2.      中标单位应保证85%以上的预订图书到书率和95%以上的现采图书到书率,其中80%图书的到书周期应控制在45天之内,现采图书应控制在15天以内,对未能订购到的图书需提供理由,要有补缺的能力和责任。

3.      中标单位应无条件接收招标单位特需图书的采购订单(品种和数量不限),特殊处理,并保证在要求期限内送达指定地点。

4.      中标单位应具有协助查重能力,避免出现重复配送。

5.      中标单位应在收到订单60天之内向招标单位反馈未订到的图书信息(除推迟出版或发生影响合同履行的不可抗力情况以外)。若预订图书超过3个月不能按时预定超过订单订购数的15%,即可以认定该中标单位不具备预订条件,招标单位有权缩减投标单位份额或终止预订,由此造成的损失由中标单位承担。

6.      中标单位应定期提供订不到图书订单反馈,反馈信息包括:书名、ISBN、价格、复本和出版社、以及招标单位的批次号和订单号(必须)等信息,并以书面形式分析、说明原因。一年内无法配到的图书,招标单位有权撤消订单。

7.      中标单位应建有功能完善的专业化图书商务网站,提供用户名和密码,能通过ISBN、书名、作者、出版社等多途径检索书目,辅助选书,在线订购,在线输出MARC记录,查重,可以通过招标单位的批次号和订购号查找订单处理情况。

8.      配送到招标单位的图书与订单不符、有污损、图文不清、缺页、倒页、缺附件等质量不合格的图书,一律予以退换,由此造成的损失由中标单位承担。

9.      保证不提供盗版图书,一经查实,中标单位除该负社会和法律责任外,还须支付招标单位购买该种图书总码洋10倍的罚金,终止合同并取消中标单位三年投标资格。

10. 中标单位应承担投标及合约中应承担的全部责任与义务,不允许中标后将本次招标合同分包或转包,一经发现将终止合同并取消中标单位三年投标资格。

11. 按要求配送图书,按批码放到指定地点,每次配送不得超过100包,单批图书控制在10包以内。图书纸质清单要随书送到,具有总清单包(颜色标识,内有总单),一包一单。电子清单邮件即时发送,清单内容需规范,包含书名、ISBN、价格、复本和出版社、招标单位的批次号和订单号(必须)等信息。

12. 提供符合国家财税法要求的售书发票,以实洋开票,并提供批次、种册数、折扣、码洋和实洋的盖章证明。

13. 招标单位每半年对中标单位进行评估,评估结果通知中标单位,若三个月内中标单位对提出问题无相应的明显改进措施,招标单位有权缩减中标单位份额。

14. 根据招标单位的图书加工规范要求,中标单位提供驻馆全加工服务或委托第三方加工并支付相应费用。能提供符合CALIS标准的MARC记录的按总码洋2%计价,不能提供的按总码洋3%计价。

四、注意事项:

1.      活页(试卷等)、小开本(小于等于64)不予采购。

2.      在书单没有说明的情况下,中标单位应自动剔除大专、中专、高职高专图书。

3.      投标单位在处理订单时,有下列情况之一,要以电子邮件形式征询招标单位意见进行处理;

1)                实际书价超出订单书价的15%、图书(单本)100元以上且复本在3册以上的需征询意见后再确认。

2)                影印版图书,订购复本在3册以上的,需征询意见后再确认。若征询意见后需要订购的影印版图书,则需要单独批次打包并在清单上加以注明。

3)                ISBN或书名与预订单不一致,需征询意见后再确认。

4.      中标单位应及时与采访人员核对订单批次,以免漏收、漏订。

5.      合同期满,中标单位须进行述标,经招标单位服务质量测评后,签订续标合同。

五、付款方式:

图书到馆验收、加工后,支付购书款项。付款实行明折明扣,按实洋支付购书款项。


第三部分 投标注意事项

投标注意事项:

一、投标书必须使用中文,文字表达清晰,并用A4复印纸打印,由投标单位的法定代表人或其授权代理人签署(授权书附在其内),并加盖公章。需递交正本1份,副本XX份,请注明正副本,签字并加盖单位公章,不得缺页,不得任意涂改投标书。当正本与副本不符时,以正本为准。

本项目投标书采用人民币货币单位计算。

二、存在以下情况之一的,投标书无效:

1.      投标书逾期送达的;

2.      投标书未加盖单位公章和法人代表或其委托代理人印章的;

3.      投标书未按招标文件项目内容与要求编制或涂改标书及字迹辨认不清的;

4.      未按要求提供相关资格证明文件的。

三、投票结果将在一周内通知中标单位,每家中标公司需交纳1%的中标服务费。

四、投标单位在接到中标通知书之后,招投标双方在一周内签订正式合同。若投标单位中标后不按期签订合同,招标单位有权取消其中标资格,并有权直接按综合得分排名顺序选取下一个投标单位作为中标单位。


第四部分 开标、评标与定标

一、开标:

时间:2009      日上午

地点:上海市东川路800号上海交通大学图书馆E202

二、评标:  

专家评标小组将本着科学、合理、公平、公正的原则,对各投标单位的资质论证、服务承诺、实施能力、供书时间、书款折扣等多项因素进行综合打分。

三、定标:

专家评标小组在充分评议的基础上,按照综合得分,确定中标单位排名顺序。


第五部分 附件

投标书的封面页上应标注投标编号,正文应至少包含以下内容,并按以下次序编制:

一、投标函

投标函

上海交通大学图书馆:

     (投标单位全称)   授权  (姓名和职务) 为全权代表,参加贵方组织的上海交通大学图书馆2010年中文图书采购 招标的有关活动,并对项目进行投标。为此:

1.     在研究了                                       招标文件(含补遗书,如果有)后,我方愿意按贵馆所采购的中文图书实行实洋结算,并遵照招标项目的要求承担相应的服务。

2.     我方提供贵馆规定的全部投标文件(正本   份,副本   份,及电子文档)。

3.     如果贵馆接受我方的投标,我方将保证按期签署合同,并按招标文件的规定,完成中文图书的供应及售后服务工作,达到合同规定的要求。

4.     在合同书正式签署生效之前,本投标书连同贵馆的中标通知将构成我们双方之间共同遵守的文件,对双方具有约束力。在合同书正式签署生效之后,我方保证忠实地遵守双方所签定的合同,并承担合同规定的责任和义务。

5.     我方愿意向贵方提供任何与该项投标有关的数据、资质证明文件和技术资料。

与本投标有关的一切往来通讯请寄:

地址:                        

邮编:      电话:       传真:     

投标单位名称(公章):

授权代表(签名):

签署日期:              

二、中文图书供应价格折扣率说明

1.    投标单位中文图书价格折扣率,应不含第三方图书加工费;

2.    招标单位按实洋结算;

投标单位:(盖章)

法定代表人:

委托代表人:

签署日期:                           

三、项目解决方案

投标单位应按招标单位要求提供本招标文件所规定的服务承诺,完整地阐述解决方案,投标书中应明确阐述经营优势、经营业绩、图书折扣率、预订能力及服务承诺等。具体内容应包含:

1.    质量保证体系和措施:包括有良好业务关系的出版社并代理其出版物情况介绍(可提供相关证明材料);学科优势、行业优势、地域优势;公司编目能力情况介绍;本地图书加工情况介绍;现采场地、常备图书品种、现采设备及现采服务情况介绍;其它方面服务能力的体现;

2.     服务措施和承诺:包括提供前期销售服务承诺;送书、到书、退书、杜绝搭书服务承诺;到书周期及到书率需分别按照预订和现采两种情况说明;书目预订按照订单发送日期开始计算到书周期;图书前期及后期加工服务承诺;书目预订、现采、特殊需要图书到书周期及到书率承诺;提供其它服务承诺,以及与服务承诺相悖事件发生后相应的惩罚性条款、赔偿承诺。

四、资格证明文件

1.    公司或企业简介。

2.    企业法人营业执照复印件并加盖公章。

3.    法人资格证书复印件或法人代表授权书(原件)并加盖公章。

4.    中华人民共和国出版物进口经营许可证复印件并加盖公章。

5.    投标单位有效业绩证明。投标单位须提供5个(含5个)以上近两年来与211985高校图书馆的供货协议复印件。

6.    投标单位服务特色及质量保证承诺及投标单位认为有必要提供的其它材料。

7.     投标单位开户名称、开户银行、账号及传真、电话、网站、E-mail等联系方式。


五、法人代表授权书

法人代表授权书

上海交通大学图书馆:

        (投标单位名称)         法人代表 (法人代表姓名)授权   (授权代表姓名)   为授权代表,并以本公司的名义参加由上海交通大学图书馆组织的   (投标项目名称)   项目的投标活动。该授权代表在投标、评标、合同谈判等过程中所签署的一切文件和处理与之有关的一切事务,我均予以承认。

授权代表无权进行转移委托。

本授权书有效期至            日止。

特此声明。

 

投标单位名称(公章):

 

 

法人代表(签名):

 

授权代表(签名):

 

签署日期:              


附录4. 外文图书采购招标书

上海交通大学图书馆

外文图书采购招标书

 

 

 

 

 

上海交通大学图书馆

200911 2


 

第一部分 投标邀请书                               3

第二部分 招标项目内容与要求                        4

第三部分 投标注意事项                              8

第四部分 开标、评标与定标                          9

第五部分 附件                                     10


第一部分 投标邀请书

 

(投标单位全称) 

上海交通大学图书馆拟邀请贵单位对我馆2010年外文图书购置进行投标,欢迎贵单位参加投标。

一、招标文件领取时间和地址

时间:2009112-6

地址:上海市东川路800号上海交通大学图书馆采编室C121

贵单位请派专人按上述时间、地点领取招标文件,并确认投标资格。

二、投标书送达时间和地址

截止时间: 2009111616:00

地点:上海市东川路800号上海交通大学图书馆采编室C121

贵单位请于上述时间和地点投送密封的投标书。

三、开标时间和地点

时间: 20091119日下午14:00时(开标时间如有变动另行通知)

地点:上海市东川路800号上海交通大学图书馆E202

届时,请贵单位代表准时出席。

四、投标编号:SJTU-TSG-WWTS-2009-01

请贵单位在投标文件的封面页上标注此编号。

 

 

联 系 人:

    址:上海市东川路800号上海交通大学图书馆采编室C121

邮政编码:200240

    话:021-34206495

 

 

招标单位:上海交通大学图书馆

20091023


第二部分 招标项目内容与要求

根据《上海市政府采购招标暂行办法》和上海市教育委员会关于加强上海高校教材和图书资料采购管理工作的若干意见以及我校招投标的有关规定,上海交通大学图书馆拟就2010年外文图书进行采购招标工作,欢迎具有资质的国内外文图书供应商参与投标。本次外文图书采购招标、投标严格遵循国家有关法律法规、政策和公开、公正、公平的原则。

投标单位资格由我校招标专家委员会审查确认。招标结果采取专家委员会评分的方式,并按照综合得分的排序,择优录取若干家为中标单位。

现将有关本次图书招投标的项目内容与要求告知如下:

一、采购项目内容:

15.项目内容:2010年向上海交通大学供应外文图书。

16.图书范围:由招标单位选定的、与本校专业设置相关的各类外文图书。

17.招标金额:年度外文图书(不包括港台图书)采购总经费人民币150万元。

二、投标单位资质要求:

1.      投标单位应当是中华人民共和国的独立法人,且注册资金须在人民币100万元以上。

2.      投标单位应为依照《中华人民共和国公司法》在国内注册,有关行政部门颁发的《中华人民共和国出版物经营许可证》,具有国家新闻出版总署允许进出口销售的资质。

3.      投标单位在上海市内设有固定业务机构或有固定业务管理人员,并提供相关的证明材料。

4.      投标单位能提供采访数据和编目数据,具有良好的图书供应和售后服务能力,具有作为大学图书馆图书供应商的经验。

5.      投标单位应在业界具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度,经营合法,具备法律、法规规定的其它条件,3年内无不良经营记录。

6.      投标单位应建有功能完善、性能稳定的专业化图书电子商务网站,便于供需双方通过网络开展业务工作。

三、服务要求:

1.    定期及时提供符合招标单位要求的本科(含本科)以上图书书目信息,且同一批书目不能有重复。书目信息需至少包含下表所含的内容。

 

ISBN

卷册名

版本

丛书名

著者

译者

出版社

出版时间

定价

分类号

内容简介

开本

 

页码

2.    应无条件接收招标单位特需图书的采购订单(品种和数量不限),并保证在要求期限内送达指定地点。

3.    投标单位在处理订单时,有下列情况之一,要以电子邮件形式征询招标单位意见进行处理:实际书价超出订单书价的15%或ISBN或书名与预订单不一致,需征询意见后再确认。

4.    中标单位应保证85%以上的预订图书到书率,其中80%图书的到书周期应控制在90天之内,对未能订购到的图书需提供理由,要有补缺的能力和责任。

5.    中标单位如在品种或数量上不能到达招标单位的要求,则应在收到订单30天之内向招标单位反馈未订到的图书信息,除推迟出版或发生影响合同履行的不可抗力情况以外。若图书自发订之日起超过3个月不能按时预订的种数或册数超过订单订购数的15%,即可以认定该中标单位不具备预订条件,招标单位有权缩减中标单位份额或终止预订,由此造成的损失由中标单位承担。

6.    按招标单位要求配送图书,图书纸质清单要随书送到,一包一单。电子清单邮件即时发送,清单内容需规范,包含书名、ISBN、价格、复本和出版社、订单号和订单批次号等信息。中标单位应具有协助查重能力,避免出现重复配送。

7.    配送到招标单位的图书与订单不符,将予以退货;若发现有污损、图文不清、缺页、倒页、缺附件等质量不合格的图书,一律予以退换,由此造成的损失由中标单位承担。

8.    中标单位对招标单位报送的订购数据应每半年提供无法订到图书书目反馈,反馈信息包括:书名、ISBN、价格、复本、出版社、批次号、订单号(订单号和批次号为交大图书馆提供)等信息,并以书面形式分析、说明原因。一年内无法配到的图书,招标单位有权撤消订单。

9.    保持电话与邮件的联系畅通,对招标单位反映的工作中问题,中标单位应在3个工作日之内予以解决或提出解决方案,若5个工作日内中标单位对提出的问题没有提出对应的解决方案,招标单位有权缩减中标单位份额。

10.保证不提供盗版图书,一经查实,中标单位除该负社会和法律责任外,还须支付招标单位购买该种图书总码洋10倍的罚金,终止合同并取消中标单位三年投标资格。

11.送交到招标单位的图书,以图书定价作为计算书款的依据,经验收发现书款与发货单不相符的,招标单位及时通知中标单位核算,中标单位接到通知之日起10个工作日内不予核算的,则以招标单位验收的实际金额支付书款

12.提供符合国家财税法要求的售书发票,以实洋开票,并提供批次、种册数、折扣、码洋和实洋的盖章证明。

13.中标单位应建有功能完善的专业化图书商务网站,能通过书名、作者名、出版社、书号等多途径检索书目,辅助选书,在线订购,在线输出MARC记录,查重,可以通过批次号和订购号查找订单处理情况。

14.中标单位应承担投标及合约中应承担的全部责任与义务,不允许中标后将本次招标合同分包或转包,一经发现将终止合同并取消中标单位三年投标资格。

注意事项:

1.    招标单位每半年对中标单位进行评估,评估结果通知中标单位,若三个月内中标单位对提出问题无相应的明显改进措施,招标单位有权缩减中标单位份额。

2.    合同为期一年。一年期满,中标单位须进行述标,经招标单位服务质量测评后,对服务较好的中标单位,每年签订续标合同,一般不超过两次。


第三部分 投标注意事项

投标注意事项:

一、投标书必须使用中文,文字表达清晰,并用A4复印纸打印,由投标单位的法定代表人或其授权代理人签署(授权书附在其内),并加盖公章。需递交正本1份,副本8份,请注明正副本,签字并加盖单位公章,不得缺页,不得任意涂改投标书。当正本与副本不符时,以正本为准。

本项目投标书采用人民币报价计价公式。

二、存在以下情况之一,投标书无效:

1.    投标书逾期送达的;

2.    标书未加盖单位公章和法人代表或其委托代理人印章的;

3.    投标书未按招标文件项目内容与要求编制或涂改标书及字迹辨认不清的;

4.    未按要求提供相关资格证明文件的。

三、投票结果将在一周内通知中标单位,每家中标单位需交纳3000元的中标服务费。

四、投标单位在接到中标通知书之后,招投标双方在一周内签订正式合同。若投标单位中标后不按期签订合同,招标单位有权取消其中标资格,并有权直接按综合得分排名顺序选取下一个投标单位作为中标单位。


第四部分 开标、评标与定标

一、开标

时间: 20091119日下午14:00

地点:上海市东川路800号上海交通大学图书馆E202

二、评标        

专家评标小组将本着科学、合理、公平、公正的原则,对各投标单位的资质论证、服务承诺、实施能力等多项因素进行综合打分。

三、定标

专家评标小组在充分评议的基础上,按照综合得分,确定中标单位排名顺序。


第五部分 附件

投标书的封面页上应标注投标编号,正文应至少包含以下内容,并按以下次序编制:

一、 投标函

投标函

上海交通大学图书馆:

     (投标单位全称)  授权  (姓名和职务) 为全权代表,参加贵馆组织的上海交通大学图书馆2010年原版外文图书采购 招标的有关活动,并对项目进行投标。为此:

1.      在研究了                                       招标文件(含补遗书,如果有)后,我方愿意对贵馆所采购的原版外文图书实行实洋结算,并遵照招标项目的要求承诺相应的服务。

2.      我方提供贵馆规定的全部投标文件(正本1份,副本8份,及电子文档)。

3.      如果贵馆接受我方的投标,我方将保证按期签署合同,并按招标文件的规定,完成外文期刊的供应及售后服务工作,达到合同规定的要求。

4.      在合同正式签署生效之前,本投标书连同贵馆的中标通知将构成我们双方之间共同遵守的文件,对双方具有约束力。在合同正式签署生效之后,我方保证忠实地遵守双方所签定的合同,并承担合同规定的责任和义务。

5.      我方愿意向贵馆提供任何与该项投标有关的数据、资格证明文件和技术资料。

 

与本投标有关的一切往来通讯请寄:

地址:                        

邮编:      电话:       传真:     

 

投标单位(盖章):

 

授权代表(签名):

 

签署日期:              

 

二、 外文图书文献供应价格说明

1.      原版外文图书专著供应价格的构成包括外币价、汇率、折扣;外文文献供应价格的构成包括外币价、汇率、加成系数,投标单位均应提供人民币报价计价公式。

2.      招标单位按实洋付款,中标单位以实洋开具正式发票;

三、项目解决方案

投标单位应按招标单位要求提供本招标文件所规定的服务承诺,完整地阐述解决方案,投标书中应明确阐述经营优势、经营业绩、图书折扣率、预订能力及服务承诺等。

四、资格证明文件

1.      公司或企业简介。

2.      企业法人营业执照复印件并加盖公章。

3.      法人资格证书复印件或法人代表授权书(原件)并加盖公章。

4.      中华人民共和国出版物进口经营许可证复印件并加盖公章。

5.      投标单位有效业绩证明。投标单位须提供5个(含5个)以上近两年来与211985高校图书馆的供货协议复印件。

6.      投标单位开户名称、开户银行、账号及传真、电话、网站、E-mail等联系方式。

五、法人代表授权书

法人代表授权书

上海交通大学图书馆:

        (投标单位名称)         法人代表 (法人代表姓名)授权   (授权代表姓名)   为授权代表,并以本公司的名义参加由上海交通大学图书馆组织的   (投标项目名称)   项目的投标活动。该授权代表在投标、评标、合同谈判等过程中所签署的一切文件和处理与之有关的一切事务,我均予以承认。

授权代表无权进行转移委托。

本授权书有效期至            日止。

特此声明。

 

投标单位(盖章):

 

法人代表(签名):

授权代表(签名):

签署日期:              


附录5. 外文期刊采购招标书

上海交通大学图书馆

外文期刊采购招标书

 

 

 

 

 

上海交通大学图书馆

200998


 

第一部分 投标邀请书                               2

第二部分 招标项目内容与要求                        3

第三部分 投标注意事项                              5

第四部分 开标、评标与定标                          6

第五部分 附件                                      7


第一部分 投标邀请书

 (投标单位全称) 

上海交通大学图书馆拟邀请贵单位对我馆2010年原版外文期刊购置进行投标,欢迎贵单位参加投标。

一、招标文件领取时间和地址

时间:200998-11

地址:上海市东川路800号上海交通大学图书馆采编室C121

贵单位请派专人按上述时间、地点领取招标文件,并确认投标资格。

二、投标书送达时间和地址

截止时间: 200991816:00

地点:上海市东川路800号上海交通大学图书馆采编室C121

贵单位请于上述时间和地点投送密封的投标书。

三、开标时间和地点

时间: 200992314:00时(开标时间如有变动另行通知)

地点:上海市东川路800号上海交通大学图书馆E202

届时,请贵单位代表准时出席。

四、投标编号:SJTU-TSG-WWQK-2009-01

请贵单位在投标文件的封面页上标注此编号。

 

 

联 系 人:范慧慧

    址:上海市东川路800号上海交通大学图书馆采编室C121

邮政编码:200240

    话:021-34206495

 

 

招标单位:上海交通大学图书馆

2009911


第二部分 招标项目内容与要求

根据《上海市政府采购招标暂行办法》和上海市教育委员会关于加强上海高校教材和图书资料采购管理工作的若干意见以及我校招投标的有关规定,上海交通大学图书馆拟就2010年原版外文期刊进行采购招标工作,欢迎具有资质的国内外文期刊供应商参与投标。本次外文期刊采购招标、投标严格遵循国家有关法律法规、政策和公开、公正、公平的原则。

投标单位资格由我校招标专家委员会审查确认。招标结果采取专家委员会评分的方式,并按照综合得分的排序,择优录取若干家为中标单位。

现将有关本次期刊招投标的项目内容与要求告知如下:

一、采购项目内容

1.      项目内容:2010年上海交通大学图书馆原版外文期刊采购。

2.        期刊范围:由我馆选定的、与本校专业设置相关的各类原版外文期刊。

3.      招标金额:年度原版外文期刊采购总经费人民币250 万元。每家中标单位年度采购经费不低于人民币50万元。

二、投标单位资质要求

1.      投标单位代表应当是中华人民共和国的独立法人,且单位注册资金须在人民币500万元以上(含500万元)。

2.      投标单位应依照《中华人民共和国公司法》在国内注册,具有有关行政部门颁发的《中华人民共和国出版物经营许可证》,获得新闻出版总署许可具有出版物进口经营资质的外文期刊供应商。

3.      投标单位应在英美俄等主要国家设有办事处,或委托国外大代理商代理购买业务,具有稳定的期刊采购网络,具有采购小语种期刊的能力,具有作为大学图书馆外文期刊供应商的经验,所经销的期刊和出版物均为国家正式渠道进口的国外出版物。

4.      投标单位应在上海市内设有固定业务机构或有固定业务管理人员,并提供相关的证明材料。

5.      投标单位应在业界具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度,经营合法,具备法律、法规规定的其它条件,3年内无不良经营记录。

6.      投标单位应建有功能完善、性能稳定的专业化电子商务网站,便于供需双方通过网络开展业务工作。

 

 三、服务要求

1.      中标单位保证不提供盗版期刊,否则,中标单位须负社会和法律责任,招标单位将终止合同并取消中标单位三年投标资格。

2.      中标单位及时免费提供各国与各类型出版社及其它专门的外刊目录及报价,提供纸质版和电子版预订目录和结算清单,并按不同地区、出版社类型分别提供合作出版社的清单。中标单位期刊品种订到率达到100%(遇期刊停刊或并刊除外)。

3.      中标单位主动为图书馆把好订购关,若遇订单重报或期刊出版过程中的停刊、推迟出版、刊名更改、价格波动等重大变化,应及时通知图书馆采购人员。

4.      中标单位保证外刊价格结算方式透明,提供收取手续费以及利息结算方式的详细说明,并以实洋开具正式发票。

5.        中标单位保证98%以上的预订期刊到货率,到货周期应控制在两个月内(由于出版社原因关停并转刊除外);严格按照指定地点送货上门,每周不少于一次,并提供期刊送货清单,清单内容需包含刊名、ISSN、批次号、订购号等信息。

6.      中标单位保证就期刊的缺期、缺份问题向出版机构查询交涉。一旦缺货,中标单位应尽可能采取多种方式进行补救,对缺刊应在提交催缺日起三个月内补到。

7.      中标单位供应的期刊与订单不符,或者提供的期刊有污损、图文不清、缺页、倒页、缺附件等质量不合格的现象时,招标单位一律予以退换,由此造成的损失及费用由中标单位承担。

8.      中标单位对招标单位反映的业务问题,应在3个工作日之内予以解决或提出解决方案,否则招标单位将视情缩减中标单位份额。

9.      中标单位应为招标单位提供全方位的信息服务网站,提供刊名、ISSN号、订购号等检索途径,方便查找订购和发刊状态,能在线输出MARC记录。

10. 中标单位应积极协助招标单位开通纸质期刊电子版的使用,并提供相关信息,包括可以免费开通和需收费的电子刊的清单。

11. 中标单位应通过专业平台提供订购纸质期刊的目次文摘信息,定期向招标单位提供所订购的外文期刊每期的篇名目次、论文文摘的元数据。

注意事项:

1.      招标单位每半年对中标单位进行评估,评估结果将通知中标单位,若三个月内中标单位对提出问题无明显改进措施,招标单位有权缩减中标单位份额直至取消资格。

2.      合同为期一年。一年期满,中标单位须进行述标,经招标单位服务质量测评后,对服务较好的中标单位,每年签订续标合同,一般不超过两次。


第三部分 投标注意事项

投标注意事项:

一、投标书必须使用中文,文字表达清晰,并用A4复印纸打印,由投标单位的法定代表人或其授权代理人签署(授权书附在其内),并加盖公章。需递交正本1份,副本8份,请注明正副本,签字并加盖单位公章,不得缺页,不得任意涂改投标书。当正本与副本不符时,以正本为准。

本项目投标书采用人民币报价计价公式。

二、存在以下情况之一,投标书无效:

1.      投标书逾期送达的;

2.      标书未加盖单位公章和法人代表或其委托代理人印章的;

3.      投标书未按招标文件项目内容与要求编制或涂改标书及字迹辨认不清的;

4.      未按要求提供相关资格证明文件的。

三、投票结果将在一周内通知中标单位,每家中标单位需交纳3000元的中标服务费。

四、投标单位在接到中标通知书之后,招投标双方在一周内签订正式合同。若投标单位中标后不按期签订合同,招标单位有权取消其中标资格,并有权直接按综合得分排名顺序选取下一个投标单位作为中标单位。

 


第四部分 开标、评标与定标

一、开标

时间: 200992314:00

地点:上海市东川路800号上海交通大学图书馆E202

二、评标        

专家评标小组将本着科学、合理、公平、公正的原则,对各投标单位的资质论证、服务承诺、实施能力等多项因素进行综合打分。

三、定标

专家评标小组在充分评议的基础上,按照综合得分,确定中标单位排名顺序。


第五部分 附件

投标书的封面页上应标注投标编号,正文应至少包含以下内容,并按以下次序编制:

一、 投标函

投标函

上海交通大学图书馆:

     (投标单位全称)  授权  (姓名和职务) 为全权代表,参加贵馆组织的上海交通大学图书馆2010年原版外文期刊采购 招标的有关活动,并对项目进行投标。为此:

6.      在研究了                                       招标文件(含补遗书,如果有)后,我方愿意对贵馆所采购的原版外文期刊实行实洋结算,并遵照招标项目的要求承诺相应的服务。

7.      我方提供贵馆规定的全部投标文件(正本1份,副本8份,及电子文档)。

8.      如果贵馆接受我方的投标,我方将保证按期签署合同,并按招标文件的规定,完成外文期刊的供应及售后服务工作,达到合同规定的要求。

9.      在合同正式签署生效之前,本投标书连同贵馆的中标通知将构成我们双方之间共同遵守的文件,对双方具有约束力。在合同正式签署生效之后,我方保证忠实地遵守双方所签定的合同,并承担合同规定的责任和义务。

10. 我方愿意向贵馆提供任何与该项投标有关的数据、资格证明文件和技术资料。

 

与本投标有关的一切往来通讯请寄:

地址:                        

邮编:      电话:       传真:     

 

投标单位(盖章):

 

授权代表(签名):

 

签署日期:              

 

二、 外文期刊供应价格说明

3.      原版外文期刊供应价格的构成包括外币价、汇率、手续费、利息等,投标单位应提供人民币报价计价公式;

4.      投标单位对不同类型出版社或不同地区的原版外文期刊手续费情况需详细说明;

 

投标单位(盖章):

 

法定代表人:

委托代表人:

签署日期:             

三、项目解决方案

投标单位应按招标单位要求提供本招标文件所规定的服务承诺,完整地阐述解决方案,投标书中应明确阐述经营优势、经营业绩、刊价情况、预订能力等。

四、资格证明文件

1.      公司或企业简介。

2.      企业法人营业执照复印件并加盖公章。

3.      法人资格证书复印件或法人代表授权书(原件)并加盖公章。

4.      中华人民共和国出版物进口经营许可证复印件并加盖公章。

5.      投标单位有效业绩证明。投标单位须提供5个(含5个)以上近两年来与211985高校图书馆的供货协议复印件。

6.      投标单位服务特色及质量保证承诺及投标单位认为有必要提供的其它材料。

7.      投标单位开户名称、开户银行、账号及传真、电话、网站、E-mail等联系方式。

五、法人代表授权书

法人代表授权书

上海交通大学图书馆:

        (投标单位名称)         法人代表 (法人代表姓名)授权   (授权代表姓名)   为授权代表,并以本公司的名义参加由上海交通大学图书馆组织的   (投标项目名称)   项目的投标活动。该授权代表在投标、评标、合同谈判等过程中所签署的一切文件和处理与之有关的一切事务,我均予以承认。

授权代表无权进行转移委托。

本授权书有效期至            日止。

特此声明。

 

投标单位(盖章):

 

法人代表(签名):

授权代表(签名):

签署日期: